Để tổ chức một event cần nên hiện thực hiện hàng loạt một vài công việc trước đó, một trong một số công đoạn đầu tiên và cực kỳ chủ yếu đó là lên kế hoạch cho event. Đây là quá trình mà người tổ chức event phải tính toán thật kỹ lưỡng, bởi vì một kế hoạch chi tiết, cụ thể và đúng đắn sẽ giúp quá trình thực hiện diễn ra suôn sẽ. Kế hoạch càng dự liệu được những vấn đề có thể xảy ra thì càng hạn chế việc xảy ra đa số tình huống bất ngờ không mong muốn. Trong đó, việc lên kịch bản cho chương trình là việc mà bất kỳ người thực hiện sự kiện nào cũng cần phải quan tâm, người tổ chức event nên tính toán chu đáo, kịp bản càng phù hợp thì càng làm tăng hiệu quả của chiến dịch. Viết kịch bản chương trình không hề đơn giản chút nào. Nó yêu cầu người viết phải nắm được một số quy luật nâng cao kể cả bên trong và bên ngoài, nên hiểu rõ đối tượng tham gia event. Bên cạnh đó là một số yếu tố về đích đến của event, thời gian, địa điểm, đối tượng tham dự sự kiện, chủ đề của event….

cong ty to chuc su kien tat nien

Để có thể giúp bạn xây dựng một kịch bản đầy đủ một vài nội dung và đúng trọng tâm, bạn có thể tham khảo qua một số câu hỏi sau đây:

1. Khi tổ chức sự kiện này, đích đến của khách hàng của bạn là như thế nào? mục tiêu của event là như thế nào?

2. event dự định sẽ được thực hiện ở địa điểm nào? Địa điểm đó có đặc điểm gì? tại trong nhà hoặc là ngoài trời?

cong ty to chuc su kien tat nien

3. sự kiện được thực hiện thời gian nào, mùa nào trong năm, buổi nào trong ngày?

4. Dự báo thời tiết lúc event diễn ra được dự báo ra sao?

5. Hoạt động của mỗi sự kiện hoặc mỗi chuỗi sự kiện được tổ chức theo trình tự như thế nào, lần lượt từ hoạt động nào, tới hoạt động nào?

6. Nhóm thực hiện sự kiện gồm nhiều ai? Quan hệ giữa họ ra sao (Phối hợp, phục tùng, chỉ huy)

7. cách thực hiện sự kiện là gì?

8. Phương tiện cho nhóm thực hiện sự kiện gồm nhiều gì?

9. Nhóm tổ chức sự kiện gồm những ai (diễn viên, khách mời, …)? Tính chuyên nghiệp của họ là như thế nào?

10. Phương tiện cho các người thực hiện sự kiện sử dụng – gồm một vài gì?

11. Nhóm khách hàng mục tiêu đối với event này là các ai? đa số hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi thực hiện sự kiện )?

12. Nhóm khách hành tiềm năng đối với sự kiện này là đa số ai? một vài hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tỏ chức event)?