1.QUẢN LÝ DỰ ÁN CHUYÊN NGHIỆP LÀ GÌ
Quản lý dự án chuyên nghiệp là quá trình tạo lập nội dung công việc, sắp xếp thời gian, nguồn lực và kiểm soát quá trình thực hiện. Điều này giúp dự án doanh nghiệp thực hiện đúng thời hạn, ngân sách và yêu cầu kỹ thuật.

Quản lý dự án chuyên nghiệp bao gồm 3 nội dung:
+ Quản lý nội dung công việc: Xác định mục tiêu, công việc cần thực hiện
+ Quản lý thời gian: Chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án
+ Quản lý nhân sự tham gia dự án
Cùng với quá trình thực hiện dự án là quá trình giám sát, kiểm soát của doanh nghiệp để đảm bảo sự phân bố thời gian, nguồn lực, tài chính đúng đắn.

2. QUẢN LÝ DỰ ÁN BẰNG EXCEL

2.1. Lập biểu đồ Gantt Chart

Biểu đồ Gantt Chart là một cách cơ bản để chuẩn bị cho một dự án mới của doanh nghiệp.

Như trên hình ta thấy, khi quản lý dự án tại công ty bằng Gantt Chart, chúng ta có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc theo thời gian, nội dung công việc, tình trạng và các ghi chú phát sinh.
Đây là một phương pháp quản lý dự án chuyên nghiệp nhưng có thể dễ dàng tạo mà không cần sử dụng hàm phức tạp trên excel. Bằng cách này bạn có thể quản lý dự án đơn giản.
Nhưng với các dự án phức tạp, đòi hỏi chính xác cao độ, hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu
Nhập dữ liệu cần thống kê theo dạng bảng sau:

Bước 2: Tạo biểu đồ
Trong mục Insert chọn Chart / Bar / Stacked Bar

Trong thẻ Chart Tools, chọn mục Design và sau đó chọn Select data:

Trong Chart data range: Chọn vùng dữ liệu nạp vào Chart:

Thêm 1 vùng dữ liệu nữa là Start date: Trong phần Legend Entries (series) bấm Add:


Tiếp theo chúng ta sẽ thay đổi thứ tự cho Start date đưa lên trước mục Days trong Legend Entries và Edit lại các mục về thời gian và thứ tự task.


- Bước 3: Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc
Thêm Days completed vào trong biểu đồ và lồng vào trong phần Days. Bạn phải thêm 1 đối tượng vào biểu đồ đó chính là Error Bar Bấm chuột vào biểu đồ và chọn trong thẻ Chart Tools/ Design / Add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options…
Sau khi hoàn thành các bước, bạn có thể theo dõi như bảng dưới:




XEM THÊM: CRM LÀ GÌ? TỔNG QUAN VỀ LỢI ÍCH CỦA CRM
2.2. Tạo báo cáo dự án bằng bảng điều khiển
Tạo báo cáo là một phần quan trọng trong quản lý dự án để bạn có thể nắm được các vấn đề: Dự án đang diễn ra như thế nào? Tiến độ, ngân sách và nguồn lực phân bố ra sao?

Dưới đây là 1 file mẫu về quản lý dự án bằng excel. Để sử dụng file, bạn chỉ cần điều chỉnh lại thông tin trong file là được.

FILE EXCEL QUẢN LÝ DỰ ÁN
XEM THÊM: QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG BẰNG EXCEL, NÊN HAY KHÔNG?
3. QUẢN LÝ DỰ ÁN BẰNG TRELLO

Trello là phần mềm quản lý dự án đầu tư miễn phí và dễ dàng thao tác, quản lý.
Để sử dụng trello, trước tiên bạn phải đăng ký một tài khoản bằng email.

Với mỗi dự án, doanh nghiệp cần tạo một bảng mới để quản lý. Tạo bảng mới ở bên phải như ảnh trên.
Trello tối ưu cho mỗi doanh nghiệp bằng cách có thể tự tạo và thay đổi các trường thông tin, nghiệp vụ tùy theo nhu cầu từng doanh nghiệp.


Trong bảng này, bạn có thể:
- Thêm thành viên tham gia
- Tạo task công việc mới
- Di chuyển các task giữa các trạng thái công việc

Với từng công việc cụ thể:
- Thêm nội dung công việc: Ảnh, link, text, video
- Thêm thành viên tham gia
- Thêm ngày, giờ thực hiện
- Đặt chế độ ưu tiên
- Bình luận, tag người cần thực hiện, kiểm tra

Khi quản lý dự án trên trello, bạn có thể dễ dàng kiểm soát được tình trạng công việc, nội dung chi tiết.
Đây là công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp, miễn phí với 25 dự án đầu.

Trên đây là cách quản lý dự án chuyên nghiệp với excel và trello. Đây đều là các công cụ miễn phí và hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả. Áp dụng ngay với doanh nghiệp bạn để quản lý dự án tốt nhất nhé!

Xem chi tiết: https://azsolutions.vn/quan-ly-du-an...n-1-so-cong-cu